Использую для работы свой личный ноутбук. Положена ли мне компенсация от работодателя
— Трудовое законодательство действительно предполагает обязанность работодателя выплачивать работнику компенсацию за использование им личного имущества в служебных целях. Но при соблюдении дополнительных условий.
🤔 Что говорит Трудовой кодекс
Трудовой кодекс гласит, что работодатель обязан выплатить компенсацию за использование сотрудником личного имущества в работе. К личному имуществу могут относиться автомобиль, инструменты или иное оборудование, прочие технические средства или материалы.
Но в статье содержится два условия, необходимых для того, чтобы работодатель произвёл выплаты на законной основе:
- работник может использовать собственное имущество для осуществления рабочих функций только с ведома или с согласия работодателя, а также в интересах последнего;
- условия и размеры компенсационных выплат должны быть зафиксированы в письменном виде в форме соглашения работника и работодателя, являющихся сторонами трудового договора.
С первым условием более-менее понятно. Работнику необходимо согласие работодателя на «привлечение» в рабочий процесс своих вещей.
Во-первых, нельзя просто так принести на рабочее место собственный компьютер и пользоваться им под тем предлогом, что служебный «тормозит». Проблему неисправного устройства должно решить руководство.
Во-вторых, использование имущества работника должно соответствовать тем служебным обязанностям, которые он выполняет, оно должно быть экономически оправданным. Если личный ноутбук принесёт грузчик, работающий на складе, это вызовет как минимум вопрос «зачем»: в функции грузчиков редко входит работа на компьютере.
Соответственно, в приведённых примерах руководство на законных основаниях может потребовать устранить «непорядок на рабочем месте» и не выплачивать никаких компенсаций.
Другое дело, если в организации сложились такие обстоятельства, в которых начальство даже просит своих сотрудников привлечь к работе их собственные ресурсы.
Согласно закону, чтобы работник получил право на компенсацию своих затрат, достигнутая договорённость должна быть закреплена в письменной форме. В случае с работниками и работодателями предусмотрен единственный способ узаконить отношения – зафиксировать их в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
💰 Какую сумму компенсации можно получить
Ст. 188 ТК указывает на состав выплат, которые положены за использование в работе личного имущества:
- компенсация за использование и износ имущества;
- возмещение расходов, произведённых на применение данного имущества в служебных целях.
Правительством зафиксированы только максимальные суммы компенсаций, выплачиваемых владельцам автомобилей и мотоциклов, использующихся в работе. Суммы компенсаций для иных видов материалов или оборудования не установлены. Теоретически они неограниченны, но практически всё же диктуются экономической целесообразностью и производственной необходимостью работодателя.
В качестве рекомендаций для расчёта выплат можно обратиться к Письму Минфина № 03-03-01-04/1/194 от 31.12.2004. В нём предложено использовать аналогию с расчётом амортизации при расчёте компенсации в неурегулированных случаях.
Это можно сделать двумя путями:
- согласно классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, первоначальную стоимость имущества (либо оценочную стоимость объекта на момент заключения соглашения) разделить на срок полезного использования;
- если устройства или материала в классификации не указано, тогда нужно принять за срок полезного использования срок, указанный в технических документах производителя.
Согласно Постановлению Правительства № 1 от 01.01.2002 г., персональные компьютеры имеют срок полезного использования от 2 до 3 лет. Используя этот срок, можно примерно рассчитать компенсацию за использование ноутбука сотрудника.
Например, стоимость устройства составляет 70 000 рублей, тогда сумма выплаты за его использование составит от 1950 до 3000 рублей ежемесячно.
Что касается второй части выплат, расходов на использование, то в каждом конкретном случае они определятся индивидуально. Например, ноутбук в процесс работы сломался, его потребовалось починить. Следовательно, расходы на починку работник может предъявить к возмещению работодателю.
👍 Порядок согласования условий о выплатах
Обратимся ещё раз к ст.188 ТК РФ. Она чётко предусматривает необходимость заключить письменное соглашение об использовании имущества работника в служебных в целях.
В соглашении нужно зафиксировать:
- предмет соглашения – имущество, используемое в рабочих целях;
- периодичность и сроки выплаты;
- ссылку на должностные инструкции, трудовой договор, иные локальные нормативные акты, подтверждающие, что сотрудник действительно имеет служебную необходимость для использования предмета соглашения в работе;
- основания владения имуществом, имеющиеся у сотрудника (ФНС рекомендует также приложить документы, которые это доказывают);
- что именно компенсирует работодатель: использование, амортизацию, возможную утрату;
- состав расходов, которые должен произвести сотрудник для пользования данной вещью в рабочих целях;
- размеры и порядок расчёта всех выплат;
- условия и порядок прекращения выплат.
Обычно данное соглашение заключается в виде дополнительного соглашения к договору. Если же сотрудник только поступает на работу, и работодатель оговаривает с ним требование о привлечении собственного имущества к выполнению трудовых функций, то это всё уместнее закрепить сразу в трудовом договоре.
В исключительных случаях, например, при отправке сотрудника в командировку или на время длительного больничного, можно заключить кратковременное соглашение об использовании имущества работника в служебных целях.
☝️ Работодатель отказал в компенсации: что делать работнику
Бывают ситуации, когда работодатель фактически согласен с тем фактом, что сотрудник пользуется своим ноутбуком для работы, но не торопится заключать с ним дополнительное соглашение. В этом случае инициатором оформления документа может выступить работник.
На первом этапе необходимо подготовить и направить работодателю заявление о заключении соглашения об использовании в работе личного имущества. Оно составляется в 2 экземплярах: один остаётся у руководства, второй возвращается работнику с отметкой о принятии.
Если работодатель отказался принять такое заявление, работник может отправить документ заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Когда работодатель принимает документы, он обязуется заключить с работником нужное соглашение.
Что делать работнику, если первый этап заканчивается всё-таки отказом работодателя заключать соглашение? Необходимо составить второе заявление – о выплате компенсации за использование личного имущества в работе. Рекомендуется также составить отчёт о работе, приложить к нему документы, подтверждающие владение имуществом и расходы на его использование в рабочих целях. Это заявление направляется работодателю в таком же порядке, как и первое.
Если работодатель не отреагирует на заявление работодателя, в этом случае возможный трудовой спор помогут предотвратить сторонние инстанции, куда по закону может обратиться сотрудник.
Таких инстанций несколько:
- ближайшая — профсоюзная организация, если она существует на предприятии;
- далее государственная трудовая инспекция, куда можно обратиться дистанционно через официальные интернет-ресурсы.
- прокуратура.
Если ни одна из трёх инстанций не смогла прекратить возникновение трудового спора, то разрешать его будет либо комиссия по трудовым спорам, либо суд. В комиссию можно обратиться в течение 3 месяцев после возникновения спора, а подать иск в суд – в течение 1 года.
