Что такое путевой лист. Кому и когда он нужен, как правильно оформить
🤔 Когда путевой лист необходим, а когда - нет
Каждая организация независимо от формы собственности и вида деятельности, имеющая в своей собственности автомобиль, перед его выездом на линию должна оформлять путевой лист. Это установлено законом № 259-ФЗ от 08.11.07 (ст. 6). Владелец выдаёт путевой лист и в том случае, когда автомобиль сдан им в платную аренду вместе с экипажем.
Путевой лист должен быть выписан отдельно для каждого транспортного средства на каждую поездку.
Организация может не оформлять путевой лист только в двух случаях:
- при передаче автомобиля в аренду без экипажа. В этом случае ПЛ оформляет арендатор (ст. 645 ГК РФ);
- работник предприятия, не занимающий должность водителя, использует автомобиль в личных целях для собственного перемещения. При этом он не перевозит пассажиров и какие-либо грузы.
📄 Для чего нужен путевой лист
Путевой лист представляет важность как для ГИБДД, так и для предприятия, использующего автомобиль, и водителя.
Рассмотрим подробнее эти три аспекта^
- Сотрудники ГИБДД находят в путевом листе всю необходимую информацию при осуществлении контроля безопасности на дорогах и при выявлении нарушений.
- Для предприятия документ важен тем, что он является основанием для учёта расхода и списания топлива, ГСМ. Путевой лист нужен для начисления заработной платы водителям, определения расходов на обслуживание, ремонт, амортизацию автомобиля. В бухгалтерском учете ПЛ как первичный документ участвует в определении объёма налоговых обязательств. Оформление путевого листа обязует предприятие проводить регулярные техосмотры автомобиля и тем самым продлевать срок его службы.
- Путевой лист регулирует работу водителя, дисциплинирует его, добавляет уверенности при работе на линии.
🙋♂️ Кем оформляется, какие реквизиты и форма обязательны
Правила оформления путевого листа и состав содержащихся в нём сведений утверждены приказом Минтранса № 390 от 28.09.2022 г. Документ формируется на бумажном носителе или в электронном виде.
Оформляет его уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя предприятия или ИП при участии всех ответственных лиц:
- медицинского работника;
- ответственного за техническое состояние и безопасность автомобиля;
- ответственного за выпуск его на линию;
- водителя.
Все должностные лица подписывают свою часть сведений собственноручно или электронной цифровой подписью (УКЭП или УНЭП) в зависимости от способа оформления ПЛ и вида сведений (Раздел 2 Приказа № 390).
Установленной обязательной типовой формы для бумажного путевого листа нет. Можно воспользоваться готовым шаблоном. Главное, чтобы он содержал необходимые сведения. Важно также, чтобы ПЛ был оформлен до выпуска автомобиля на линию.
Допускаются следующие способы формирования:
- Наличие одного путевого листа на поездку, которая длится несколько дней.
- Для каждого водителя свой бумажный ПЛ при одной поездке на одном автомобиле.
- Один документ на несколько рейсов, если они осуществляются в пределах рабочей смены.
- Возможность изменять данные о водителе, марках, моделях и регистрационных номерах прицепов в электронном путевом листе (ЭПЛ).
Обязательными сведениями (Раздел 1 Приказа № 390), содержащимися в путевом листе, являются:
- Срок действия – дата или период использования автомобиля.
- Реквизиты лица, оформившего документ – полное наименование юр. лица или ФИО ИП, адрес, телефон, регистрационный номер.
- Сведения о транспортном средстве – тип, марка, модель, гос. номер, дата и результат осмотра предрейсового состояния, показания спидометра.
- Данные о водителе – ФИО, реквизиты водительского документа, СНИЛС, дата и результат медосмотра
- Вид перевозки – коммерческая или для собственных нужд.
- Вид сообщения – городское, пригородное или междугородное.
Можно также включать необходимые дополнительные сведения.
💻 Как перейти на электронный путевой лист и как его заполнить
Форма электронного документа утверждена приказом ФНС №ЕД-7-26/116 от 17.02.2023 г. и применяется с 11 марта 2023 г.
Применение цифровой формы путевого листа пока не обязательно (п.9 Приказа № 390). Организация сама вправе решать, какой вид документа использовать. Тем не менее многие делают выбор в пользу электронной формы, так как она помогает сэкономить время, автоматизировать ввод данных, избежать ошибок и оптимизировать архив.
Решение перейти на ЭПЛ вначале оформляют приказом по предприятию и закрепляют в учётной политике. Затем надо выбрать оператора, заключить с ним договор и подключиться через него к сервису ЭДО, направляющему сведения в Государственную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Чтобы оформить ЭПЛ, достаточно внести сведения в уже готовую форму.
Водитель должен иметь при себе электронную версию путевого листа либо его распечатанную копию.
☝️ Ответственность за отсутствие путевого листа
При отсутствии путевого листа во время поездки водителю могут выписать штраф. Согласно ст. 12.3 КоАП РФ сумма штрафа для водителя составляет 500 рублей.
Наказание может понести и собственник автомобиля – юридическое лицо, или ИП. Причём, не только за отсутствие ПЛ, но и за допущенные в нём ошибки или незаполненные реквизиты.
Такое нарушение приравнивается к несоблюдению условий безопасности перевозок (ст.12.31.1 КоАП) и предполагает штраф:
- для должностных ответственных лиц (механика, медицинского работника, руководителя) – 5000 до 20000 р.;
- для водителя – от 1000 до 3000 р.;
- для юридических лиц и ИП – от 10000 до 100000 р.
Выписать штраф могут сотрудники ГИБДД, трудовой инспекции, Росздравнадзора. Наказывать также может налоговая служба, если путевой лист не подтверждает отражённые в декларации расходы и это приводит к недоплате суммы налога на прибыль. Сумма штрафа составит 20-40% (ст. 122 НК РФ).
Санкции могут быть назначены и в судебном порядке на основании протоколов контролирующих органов.
