Как правильно написать ответ на жалобу клиента?

В зависимости от места направления жалобные обращения граждан могут быть:

  • судебными;
  • поданными в государственные организации;
  • поданными субъектам хозяйствования, то есть любым частным предприятиям и организациям.

О последнем виде и пойдет речь далее. Чаще всего клиенты собираются пожаловаться по следующим причинам:

  1. Гражданин неудовлетворен устными переговорами.
  2. Гражданин собирается обращаться с проблемой в госучреждение и ему нужно подтвердить факт переписки.
  3. Стоит упомянуть и тот факт, что существует такая прослойка граждан, которые жалуются ради жалобы. Однако, их обращения не стоит оставлять без внимания, поскольку именно они способны принести максимально много проблем.

Обращения также могут быть:

  1. Устными.
  2. Оставленными в книге жалоб и предложений.
  3. Написанными и поданными на отдельном листе.
  4. Оставленными на онлайн-сервисах или присланные на электронную почту.

Когда требуется писать ответ на жалобу

Чтобы избежать проблем в дальнейшем, лучше отвечать на каждую жалобу. В книге жалоб и предложений должны быть ответы на каждое из посланий клиентов, отреагировать необходимо в течение пяти рабочих дней с момента их появления.

Лучше всего выработать стандартный механизм для жалобных обращений:

  1. Изучить сведения, предоставленные клиентом в документе. В случае неясных моментов лучше при возможности связаться с гражданином и уточнить детали.
  2. Опросить персонал.
  3. При необходимости провести исследования или экспертизы, служебные проверки.
  4. Принять решение по факту жалобы. При положительном исходе исправить ситуацию: заменить товар, вернуть деньги, извиниться и т. д.
  5. Написать ответ.

Как правильно отвечать на жалобу

В ответе на жалобу клиента должна отражаться такая информация, как:

наследование

  • наименование организации, адрес, контактные данные;
  • ФИО и должность отвечающего;
  • ФИО адресата;
  • подтверждение рассмотрения обращения адресата;
  • описание проблемы с позиции организации;
  • описание действий, направленных на устранение проблемы, или мотивирование отказа. В последнем случае лучше ссылаться на нормативно-правовые акты, которые подтверждают законность решения;
  • перечень приложений, если они имеются;
  • дата, подпись, печать.
Законом не предусмотрена особая форма ответа на жалобу, поэтому можно воспользоваться стандартными правилами деловой переписки. Образец ответа на жалобу клиента можно посмотреть здесь.

Правила составления ответа:

  • документ должен быть написан деловым стилем, без эмоциональных оборотов, грубостей, угроз. Обращаться к адресату следует с уважением, поблагодарить за обращение;
  • бумага должна убедить адресата, что проблема устранена. Если это можно подтвердить какими-то документами, их копии следует приложить;
  • отказ должен быть серьезно аргументирован;
  • ответ необходимо предоставить как можно быстрее, законом предусматривается срок от десяти дней до месяца.
Ответ должен быть пропорционален самой жалобе, то есть если она была оставлена в книге жалоб и предложений, то и отвечать необходимо туда же; если получена онлайн, то отреагировать уместно там же.

Ответ на жалобу, оставленную или присланную в письменном виде на отдельном листе, следует отправить по почте, с уведомлением.

Ответственность за игнорирование

Законом не предусмотрена ответственность за игнорирование жалобы, однако, следует помнить, что гражданин, не получив ответ, может обратиться в надзорные органы: Роспотребнадзор, прокуратуру или подать иск в суд, что повлечет за собой не только материальные затраты (штраф), но может повлиять и на репутацию организации.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Рейтинг
81
Автор статьи
Андрей Чернов
Юрист
Статей
43

 
 

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

ПОДЕЛИТЬСЯ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.