Что такое гарантийное письмо по договорным обязательствам и как его правильно оформить?
Гарантийное письмо о выполнении обязательств - это вариант подтверждения намерений о выполнении обязательств одной из сторон договорных отношений в случае, когда ситуация вышла за рамки договора, или когда договор вовсе не был составлен.
С правовой точки зрения, гарантийное письмо является лишь частью обычного документооборота или деловой переписки.
Виды гарантийных писем о выполнении обязательств
Договор включает в себя такие части, как:
- Оферту, то есть предложение.
- Акцепт - обязательства.
Письмо же содержит в себе только одну из этих составляющих.
Бумагу можно рассматривать как оферту, если в ней содержится такая информация, как:
Такая гарантия должна также содержать:
- описание предмета оферты (товара или услуги): наименование, количество и т. д.;
- оглашение сроков выполнения работ или поставки.
Кроме того, бумага также может содержать в себе такую информацию, как:
- признание долга по имеющемуся договору;
- просьбу об отсрочке на выполнение работ или поставку;
- гарантию оплаты по договору;
- гарантию качества на товары или услуги.
Плюсы и минусы гарантийного письма
Плюсами документа являются следующие моменты:
- бумага оформляется одной стороной, что существенно экономит время;
- позволяет скорректировать имеющийся договор без долгой процедуры переоформления;
- при верном оформлении и соблюдении требований к составлению оферты и акцепта такая бумага является абсолютно законной;
- во время судебных разбирательств эти документы рассматривают наравне с официальными договорами, они являются дополнительными доказательствами.
Минусами такой процедуры можно назвать:
- одностороннее составление может сказаться на том факте, что не все интересующие обе стороны моменты будут обговорены;
- небольшой объем, допускаемый такого рода документацией, также не дает досконально прописать все права, обязанности, подробности.
Правила составления гарантийного письма о выполнении обязательств
При составлении гарантийного письма необходимо уделить внимание деталям: несколько раз проверить точность всех формулировок, они должны трактоваться только в одном смысле.
Что должно содержать гарантийное письмо
Документ должен содержать такую информацию, как:
- данные об отправителе: наименование, адрес, контакты, реквизиты;
- данные о получателе: наименование, адрес, контакты, реквизиты;
- номер исходящего и дату документа;
- основную часть: обязательства, права и обязанности сторон и пр., сроки;
- ФИО должностного лица, подпись, печать организации.
Способы доставки гарантийного письма до адресата
Как и любой другой документ, гарантийное письмо можно доставить при личной встрече, отправить почтой или на электронный адрес.