Зачем нужны выписки из штатного расписания?

374
 

Деятельность любого юридического лица сопровождается оформлением необходимых документов, которые придают этой деятельности официальный статус.

Относится к таким документам и штатное расписание — специальный документ внутреннего типа, в котором собрана вся информация по количеству рабочих мест и размерах установленной оплаты труда. По понятным причинам информация такого рода не передаётся для ознакомления третьим лицам, так как представляет собой коммерческую тайну.

Однако в отдельных случаях работникам необходимо предъявить информацию по штатам. В подобных случаях работодатель оформляет выписку — отдельный документ, представляющий собой точную копию небольшой части документа, имеющей отношение к конкретному сотруднику. Её и передают третьим лицам, запрашивающим сведения такого рода.

Функции и содержание документа

Основная задача выписки — это предоставление достоверной информации о работающем гражданине.

При этом основной документ (расписание) составляется на унифицированном бланкеДокументально подтвержденные права формы Т-3 (согласно Постановлению Госкомстата под номером 26, изданному в апреле 2001 года). Использование бланка — необязательное условие, однако, он облегчает составление расписания и по этой причине достаточно часто используются юридическими лицами.

При оформлении выписок не копируется основная часть или шапка расписания, в которой содержится информация для внутреннего пользования — дата составления, срок действия, регистрационный номер. Также не копируется заключительный раздел с подписями ответственных за составление сотрудников и реквизитами юридического лица.

В основной части расписания содержится информация по персоналу: указываются структурные подразделения, перечисляются должности и квалификации сотрудников, количество штатных единиц, тарифная ставка для каждого места с учётом надбавок. Именно с этого раздела берётся информация для оформления выписок.

Форма, образец, нюансы оформления

Для выписок трудовым законодательством не установлено единой или унифицированной формы бланка.

По этой причине документ составляется уполномоченным сотрудником в свободной форме, но с обязательным внесением всех необходимых разделов и пунктов.

Папка с документамиСокращённая форма подачи информации в документе вызвана необходимостью сохранения личных данных работников. Но учитывая, что расписание не представляет собой государственной тайны, выписывать из него можно любую часть из основного раздела. Также допускается составление выписки из нескольких частей, когда из расписания берётся несколько пунктов информации, идущих не по порядку.

При этом уполномоченный на выдачу документа сотрудник следит, чтобы не искажался смысл копируемой информации, изложенной в оригинале.

Документ составляется тремя основными способами, разрешёнными на законодательном уровне:

  • в виде ксерокопии;
  • в виде фотокопии;
  • в виде текста, набранного на компьютере и заверенного уполномоченным сотрудником.

В документе указывается следующая информация:кадровые документы

  1. Вверху слева вносится полное наименование юридического лица (сокращения недопустимы!). Здесь же справа вносятся коды ОКУД и ОКПО.
  2. Следующим пунктом ниже шапки вписывается полное название документа, фиксируется его регистрационный номер и дата составления.
  3. Далее вносится краткая информация по расписанию: на основании какого приказа (номер и дата издания) и на какой период оно было составлено. Здесь же указывается, сколько единиц всего насчитывается в штате.
  4. В основной части документа воспроизводится таблица бланка штатного расписания.
  5. В первой графе указывается название структурного подразделения и его специальный код, присвоенный у этого юридического лица.
  6. Во второй графе вписывается название должности или специальности, с уточнением по разряду, категории и квалификации.
  7. В третьей графе указывается количество единиц, работающих на данной должности.
  8. Четвёртая графа сообщает, какая ставка (оклад) была назначена данному работнику на текущий год.
  9. Пятая графа имеет несколько подразделов для перечисления видов надбавок, если таковые были начислены работнику.
  10. В шестой графе вписывается общая сумма заработной платы.
  11. А седьмая графа предназначена для фиксации примечаний.
  12. Внизу документ подписывается начальником кадрового отдела или другим уполномоченным сотрудником. Также свою подпись ставит и сам работник.
  13. Документ заверяется главным бухгалтером либо руководителем организации или предприятия.
Все подписи вносятся с обязательным указанием занимаемой должности и расшифровкой!
Образец бланка выписки из штатного расписания можно скачать здесь.

Как правильно заполнить?

Порядок заполнения документа включает в себя следующие правила:виды трудовых договоров

  1. Обязательно вносятся реквизиты оригинала — дата его составления и регистрационный номер.
  2. На документе ставит подпись то должностное лицо, которое подписывало оригинал.
  3. Если это был не руководитель предприятия, он не подписывает и выписки.
  4. Готовый документ в обязательном порядке заверяется уполномоченным лицом. Этот сотрудник вносит запись, что «копия верна», ставит свою подпись и мокрую печать юридического лица.

Обычно на предприятиях или в организациях, учреждениях имеется соответствующий локальный документ, в котором зафиксированы все основные правила выдачи выписок. Зачастую для выписок утверждается отдельный бланк, которым и следует пользоваться при заполнении документа.

Если выписка требуется внутри предприятия её заверять не нужно!

Документ, включающий в себя несколько страниц, сшивается нитью. Затем на узел нити наклеивается квадрат из чистой бумаги, после чего вносится надпись «Копия верна. Прошито и пронумеровано столько-то листов».

сколько нужно отработать чтобы получить декретныеОсновной компенсацией при увольнении пенсионеров является выходное пособие. Об этом говорится в нашей подробной статье!

Больше про влияние рабочего стажа на выплаты больничного читайте здесь.

За задержку заработной платы работодатель обязан выплатить компенсацию. Как начисляется при этом ее сумма, вы узнаете в нашей статье.  

Кто выдаёт и как хранится документ?

Выдачей выписок занимаются исключительно работники, уполномоченные на такиепроверка сотрудников действия приказом руководства. Чаще это сотрудники кадрового отдела. Информация о выдаче документа по требованию третьего лица или сотрудника вносится в специальный учётный журнал.

Выписка будет действительна в течение года. Именно столько действует оригинал штатного расписания. В архиве документ хранится в течение пяти лет.

 

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.