Роль и правила ведения табеля учета рабочего времени

196
 

Табель учёта рабочего времени — базисный документ для определения трудового стажа и величины заработной платы любого работника.

Зная несколько простых правил заполнения, ориентироваться в обозначениях будет легче.

Для чего нужен?

Можно ли на предприятии обходиться без табеля? Зачем вообще учитывать время?

ТК РФ в статье 91 приводит определение рабочего времени, то есть того, которое каждый сотрудник потратил на труд, согласно трудовому договору.

Поскольку продолжительность труда и отдыха регламентирована законодательством, у работодателя возникает обязанность фиксировать и документировать рабочее время в установленной законом форме.

Любая система оплаты труда повременных работников подразумевает пропорциональный отработанному времени заработок. Для того, чтобы выяснить соответствие нормативного и фактически затраченного времени, требуется специальный учётный регистр.

Кроме этой функции, табель выполняет и другие ключевые задачи:Успешная работа

  1. для всего без исключения численного состава табель отображает информацию о явках и причинах отсутствия сотрудников на предприятии;
  2. на основе этого документа определяется стаж и характер выполняемой работы по профессии и разряду;
  3. содержатся данные о режиме работы и его отклонениях от нормальной продолжительности для каждого конкретного трудящегося;
  4. подтверждает перед налоговыми органами расходы организации на оплату труда;
  5. выполняются функции источника аналитических данных. Например, возможен анализ соблюдения гарантий работающим в части реализации их права на отдых.

Табель учёта рабочего времени основан на первичном наблюдении и стоит первым в цепочке целого ряда организационно-распорядительных документов предприятия. Используется он как в качестве доказательств затрат организации на оплату труда, так и в качестве доказательств присутствия любого работника на рабочем месте.

Унифицированная форма

Для бюджетных учреждений и госпредприятий в 2015 году принята форма ф.0504421 (Приказ МФ РФ №52н от 30.03.2015г.).

В коммерческих предприятиях и организациях в качестве регистров учёта рабочего времени на основании распоряжения Госкомстата (Постановление №1 от 05.01.2004 года) с 2004 года и по настоящее время используются унифицированные формы:Проверка компании

  • Т-13 — применяется для автоматизированных турникетов и проходных или электронных систем контроля присутствия;
  • Т-12 — с возможностью расчёта зарплаты при упрощённом учёте.

Кодировка времени присутствия или отсутствия в них аналогична. Используются одни и те же цифровые и буквенные шифры:

  • Обычное рабочее время обозначается символов «Я» или «01» с числовым указанием продолжительности работы в часах;
  • Сверхурочному времени соответствуют шифры «С» или «04», и часы переработки;
  • Для отражения очередного отпуска — «ОТ» и «09»;
  • Неявка в дни болезни — «Б» и «19».
Всего используют 36 условных обозначений времени присутствия или отсутствия на рабочем месте.

В приведённом выше распоряжении Госкомстата содержатся указания по применению документа, где расшифрованы все тонкости заполнения.

Составляют документ в единственном экземпляре.

Скачать образец табеля учета рабочего времени формы Т-12 можно здесь, а формы Т-13 — здесь.

Что содержит в себе документ?

Сами условные обозначения искать нигде не нужно. Форма табеля содержит необходимые справочники буквенных и цифровых кодов. Кроме них, на первой странице содержатся обязательные для любого первичного учётного документа реквизиты:Бухгалтерия

В разделе учёта рабочего времени приводятся данные по дням для каждого работающего, включенного в табель. Для идентификации работника указываются его фамилия, инициалы, должность, табельный номер.

Под шифрами обозначения дней работы или отдыха проставляют время в часах, фактически затраченное на ежедневное исполнение служебных обязанностей.

Итоговая часть суммирует аналитические данные за две половины месяца и за весь месяц в целом. Отображается количество явок и неявок по каждой из причин в часах.

Заверяется табель подписями ответственных лиц; приводятся расшифровки подписей, даты подписания и должности заполняющих и проверяющих табель. Если на предприятии ведение табеля возложено на определённое лицо (в составе кадровой службы, например), то ежедневная обязанность следить за занятостью работников, выяснять продолжительность работы и характер отклонений — прерогатива этого работника. Правильность заполнения контролирует руководитель подразделения, сверяясь, при необходимости, с данными электронных турникетов или других систем слежения за присутствием работников. Но, зачастую, сами руководители подразделений ведут учёт явок и отсутствия своих подчинённых по графику, сверяя со специалистами кадровой службы наличие приказов об отпусках, командировках, переводах, отстранениях и прогулах.

В любом случае, обязанность ведения табеля по подразделению закрепляется приказом руководителя организации.

Последующие разделы табеля заполняются бухгалтерией при начислении зарплаты.

Методы учёта

Вне зависимости от режимов работы, на предприятии может применяться один из методов отражения рабочего времени:

  • сплошная регистрация;
  • регистрация отклонений.

Работник офисаЕсли продолжительность рабочего дня неизменна, проще фиксировать только отклонения (переработки или неявки). Если существует необходимость суммированного учёта времени при постоянных отклонениях от нормы в связи с характером работы, применяют «сплошной» метод. Это позволит не допускать переработок отдельных сотрудников и учесть в последующих графиках рабочего времени интенсивность привлечения персонала в течение года.

Например, служба охраны работает по графику «с восьми до восьми», при таком графике в табеле у охранника Прохорова В.В., заступившего в утреннюю смену с 1 августа 2016 года будет отмечено:

  1. — «Я» 12 (работа с 8 утра до 20 вечера);
  2. — «Я/Н» 2/2 (2 обычных часа с 20 до 22, затем 2 ночных часа с 22 до 24);
  3. — «Я/Н» 1/7(7 ночных часов с 00 до 7 утра, затем 1 обычный час с 7 до 8);
  4. — «В» (выходной);
  5. — «Я» 12 и так дальше.
Во избежание переработок администрация может привлекать подменный персонал или рассчитывать штатную численность таким образом, чтобы при годовом фонде рабочего времени у каждого работника была возможность полноценно отдыхать и использовать очередные отпуска.

Тонкости заполнения

В процессе работы периодически возникают вопросы, как правильно отразить нестандартные ситуации. Вот несколько примеров:

Дни болезни

Дни нетрудоспособности, в том числе совпавшие с выходными и праздниками, нужно отмечать кодом «Б», если больничный оплачивается, и «Т», если не оплачивается. Если работнице выписан больничный по уходу за дочерью или с
ыном на 19 дней, то 15 первых дней отмечаются «Б» и 4 дня «Т».

Если больничный оформлен в отпуске, то по предъявлении табель можно исправить:больничные листы педагогам

  • «НН» (невыясненную причину невыхода после отпуска) или «В» (выходной) — на
  • «ОТ» (продление отпуска);
  • «ОТ» на «Б» (за дни болезни).

Изменения нужно заверить теми же лицами, что подписали табель первоначально, ситуацию описать: «исправленному с … на … верить».

Если сотрудник заболел, отработав часть времени, нужно выбрать, ставить ли ему смену в этот день, или отмечать больничный. Допускается, что дата открытия листа нетрудоспособности может быть отмечена, как рабочий день.

По закону №255—ФЗ от 29.12.2006 (часть 2 статьи 3) дни оплаты работодателем в этом случае сдвигаются на второй — четвёртый.

Отлучка с работы по разрешению

Для работника, который отпросился уйти с работы раньше положенного времени, нужно поставить часы фактического нахождения на работе, например, 5 часов. Три часа отсутствия нужно доказать заявлением на имя руководителя, в табеле они не отражаются и не оплачиваются.

Отпуск

оплата командировкиСуществует несколько кодов для обозначения разных видов отпусков. Очередной оплачиваемый «ОТ», дополнительный «за свой счёт» «ДО». Бухгалтерии должно быть ясно, производить оплату за отпуск или нет, если дни оплачиваемые, должен быть соответствующий приказ.

Те же правила относятся к отпускам для мам и для работающих студентов-заочников. «Р», «У» — оплачиваются, «ОЖ» и «УД» — нет.

Переработка специалистов с ненормированным рабочим днём

Поскольку такая переработка компенсируется днями отпуска (по статьям 104 и 119 ТК РФ), отмечать её в табеле не нужно.

Выход на неполное время

Для мам, находящихся в отпуске по уходу за малышами, одновременно отмечают коды «ОЖ» и «Я» с отработанным временем (4 часа, например). Если женщина пожелает продолжить отпуск, это её право.

Суммированный учёт

дисциплинарная ответственность за опозданиеПри суммированном учете рабочего времени в табеле для скользящих графиков работы не отражают сверхурочные часы, потому что по итогам года может оказаться, что выходных работнику предоставлено достаточно. На время замены напарников во время отпусков или болезней график будет более плотным, зато в последующие периоды работодатель должен предоставить дни отдыха дополнительно.

Для работников, чья смена началась в одну календарную дату, а закончилась в другую, часы работы разносят на обе эти даты. Если смена пришлась на праздничный день, используется код «РВ», а для общепринятых выходных такое правило не действует, «РВ» в субботу и воскресенье не ставится, это либо «Я», если день явочный, либо «В», если выходной.

Командировки

Переработки в командировках не оплачиваются, а зарплата начисляется по среднему заработку, поэтому ТК РФ (статьи 129,167) предусматривает только код «К». Исключение — однодневные командировки, когда работник успел отработать какое-то количество времени на рабочем месте.

тарифная и бестарифная система оплаты трудаУзнайте в нашем интересном материале,  как рассчитать среднюю заработную плату.

Если вы выбираете между тарифной и бестарифной системой оплаты, то вам стоит прочесть эту статью.

Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Сроки хранения

Поскольку табель предназначается как объект информации для разных пользователей, исходя из максимальных требований к хранению, его нужно хранить (полных лет, после завершения отчётного года):неоьходимость прошивки документов

  • 5 лет, если работники трудились в нормальных условиях;
  • 50 лет, если в нём содержались данные о занятых на вредных и опасных работах.

Хранится табель в бухгалтерии, вместе с расчётной ведомостью.

В составлении табеля нет ничего сложного — документ организован таким образом, чтобы в сжатом виде содержать максимум полезной информации. Однако, не стоит пренебрегать тщательностью заполнения; ошибки исполнителя могут повлиять на доходы работников и дополнительные расходы предприятия.

 

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.