Трудовые книги: как правильно вести и хранить?

78

Записи, содержащиеся в трудовой книге, дают исчерпывающую информацию о работнике. Раскрыв этот документ, работодатель может сделать важные выводы о соискателе вакантного места.

Записи книжки позволяют уточнить профессию и квалификацию работника, узнать, где и когда именно он работал, по каким причинам был уволен, и каким общим стажем работы он обладает.

Трудовая — это первый документ, который выдаётся молодому специалисту в начале его рабочей карьеры. И именно эта книга сыграет решающую роль при завершении трудовой деятельности и достижении определённого возраста — по этому документу специалистами Пенсионного фонда начисляются пенсионные выплаты. Крайне важно, чтобы информация, вносимая в этот документ, была достоверной, а все записи оформлялись правильно.

Законодательство

Порядок ведения и оформления установлен для трудовых книг в соответствии с правительственным постановлением под номером 225, изданным в апреле 2003 года.

При составлении этого нормативного документа Правительство РФ опиралось наСудебное решение положения 66-й статьи Трудового кодекса.

Упомянутое постановление утверждает форму документа и его вкладыша, а также правила ведения и хранения. В частности, с начала 2004 года был введён в документооборот новый бланк книжки. При этом старые бланки остались действительными и не подлежали замене.

Опираясь на правительственное постановление, Министерство труда и социального развития разработало отдельную инструкцию для работников кадрового отдела и других уполномоченных лиц, которой они пользуются при заполнении и хранении книжек.

Ведение этого документа и его хранение закреплено несколькими нормативными документами:

  • Трудовой кодекс даёт определение документу, и перечисляет основные обязанности работодателя по его хранению и заполнению.
  • КоАП устанавливает порядок административного наказания за нарушения в сфере делопроизводства, касающиеся трудовых книг (статья номер 5.27).
  • Упомянутое выше правительственное постановление под номером 225 помогает определиться с правилами заполнения и хранения, а также устанавливает единую форму бланка.
  • Постановление Министерства труда и социального развития под номером 69, устанавливающее инструкцию для заполнения книг, чётко определяет, какую именно информацию должны вносить сотрудники кадрового отдела, и каким способом исправляются допущенные ошибки.

Основные правила ведения

Трудовую книгу требуют с соискателя вакантного места уже на первом этапе трудоустройства — документ входит в обязательный перечень предъявляемых документов.

Если работник получает рабочее место впервые, для него оформляется новый бланк книги за счёт работодателя.

По общим правилам информация вносится в этот документ в присутствииДокументально подтвержденные права работника. Установлены и сроки внесения необходимых записей — не более семи дней с момента подписания договора между работником и работодателем.

В документ в обязательном порядке вносятся данные о любых перемещениях работника, повышении его квалификации, приёме на вакантное место и увольнении, о поощрении, приобретении дополнительной профессии (указывается на титульном листе через запятую). Все записи вносятся не позднее семи дней с момента издания приказа! А при увольнении соответствующая отметка проставляется в документе в последний рабочий день.

После внесения любой записи работник знакомится с ней, после чего ставит подпись в личной карточке.

К основным данным относят:

  • ФИО работника, дату его рождения (при внесении этой информации сотрудник кадрового отдела ориентируется на паспортные данные);
  • информацию об имеющемся у человека образовании (при внесении информации уполномоченное лицо сверяется с соответствующими документами — аттестатом, дипломом);
  • информацию по занимаемой должности с указанием профессии, квалификации, даты приёма, реквизитов соответствующего приказа, полного наименования юридического лица.

К дополнительным данным причисляют:оформление бумаг о трудоустройстве

  • данные по срокам военной службы или работе в силовых ведомствах (информацию вносят на основании предъявленного работником военного билета);
  • данные по срокам обучения (на основании документов о повышении квалификации, прохождении курсов и тренингов);
  • данные о полученных наградах (на основании грамот и государственных наград);
  • данные о восстановлении трудового стажа (на основании предъявленных документов, подтверждающих информацию).
Лицам, уполномоченным на ведение и хранение книг, следует не забывать, что любая информационная запись, касающаяся трудовой деятельности, должна иметь законное основание.

Им является правильно указанный номер и дата издания соответствующего приказа. Информация личного характера вписывается в трудовую на основании других подтверждающих документов, перечисленных выше (паспорт, аттестат, диплом и так далее).

Также не нужно забывать, что полная формулировка не переписывается из приказа!

Её заменяют кратким обозначением. Например, в качестве причины внесения записи вносится пометка «приём на работу». Далее вписывается номер и дата издания приказа. Приказами руководства регулируется большая часть трудовых функций работника: приём на вакантное место, увольнение, назначение награды, переводы на другие рабочие места в пределах одного предприятия, присвоение квалификации, изменение тарифа или разряда.

Также необходимо придерживать основных правил заполнения:трудовая книга

  • Все даты вносятся исключительно арабскими цифрами в отведённых для этого графах.
  • Применяются только тёмные цвета чернил (фиолетовые, чёрные или синие).
  • Используется государственный язык, за исключением субъектов Федерации, в которых разрешено использовать в делопроизводстве республиканский язык.
  • Слова или названия ни в коем случае не сокращаются — это запрещено инструкциями.
  • Для внесения записей используется нумерация, порядок и последовательность которой нельзя нарушать.
  • Информация фиксируется не позднее семи дней с момента издания соответствующего приказа.
  • Любые правки осуществляются согласно установленным правилам. На титульном листе разрешается зачёркивать только информацию, внесённую в строку ФИО или «образование». В остальных случаях положено выдавать дубликат. Ошибки во внутренних разделах документа исправляются через внесение соответствующей записи (без зачёркивания ошибочных данных!).
  • В книгу обязательно добавляется вкладыш на случай, если сведения о работе не вместятся в основной бланк.
Все правила ведения действуют также для лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Основные правила хранения

проверка сотрудниковТрудовые книги являются документами строгого учёта. Всю ответственность за их сохранность на период трудовой деятельности работников берут на себя работодатели. По этой причине в руки работнику оригинал бланка предоставляется лишь при увольнении, а в остальных случаях выдаётся копия, заверенная руководителем или ответственным лицом.

Для учёта движения книг на предприятии (в организации, учреждении, компании) заводится специальная книга учета движения трудовых книжек, в которой работник расписывается при получении оригинала на руки. А для хранения документов этого типа в кадровом отделе выделяется отдельный сейф, который в обязательном порядке запирается на ключ, чтобы исключить утрату документов.

После увольнения сотрудника книга, не полученная им на руки, в течение трёх месяцев находится в зарезервированном состоянии. После чего ещё два года хранится в сейфе кадрового отдела и только по истечении этого срока передаётся в архив. Архивный срок хранения составляет 75 лет.

документы для оформления пенсии по старостиЕдиновременную выплата из накопительной части пенсии — как ее оформить? Узнайте в нашем материале!

Весь список документов, необходимый для оформления пенсии, находится здесь.

О повышении пенсионного возраста и связанных с этим изменениях в выплатах читайте в этой статье. У нас самая подробная информация!

Ответственные лица

За ведение и хранение книг отвечает сотрудник, уполномоченный на выполнение таких обязанностей отдельным приказом руководства.

На крупных предприятиях это один из сотрудников кадрового отдела. В мелких компаниях и организациях ведением и хранением трудовых чаще занимаются лица, трудящиеся по совмещению (главные бухгалтеры, секретари, менеджеры по персоналу).

 

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.