Кадровый учет

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником.

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:понятие кадрового учета

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Книга движения трудовых книжек.
  • Штатное расписание.
  • Личные карточки работников.
  • Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
  • График отпусков.
  • Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
  • Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
  • Правила трудового распорядка (внутри организации).
  • Трудовые книжки всех работников.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам — временным и материальным.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

аутсорсингОрганизационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Особенности ведения

журнал регистрации приказов по личному составу

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Важным документом каждого предприятия является журнал регистрации приказов по личному составу. В него вносятся данные обо всех изданных приказах, которые касаются работников: о приеме на работу, от отпуске, об увольнении и т. п.
выписка из табеля учета рабочего времени

Как получить выписку из табеля учета рабочего времени?

Иногда работникам требуется получить копию табеля учета рабочего времени. В соответствии с ТК работодатель обязан выдать такой документ.Но в соответствии с законами о защите персональных данных полностью копия может быть выдана только с согласия всех записанных там работников. Поэтому выдается выписка из табеля, в которой приводятся только данные на заявителя
выписка из штатного расписания

Зачем нужны выписки из штатного расписания?

Выписка из штатного расписания выдаётся в связи с невозможностью предоставления оригинала расписания третьим лицам. Как оформляется этот документ?
что делать если утеряна трудовая книжка

Потеря трудовой: как выйти из ситуации?

Утрата трудовой книги приводит к необходимости восстановления этого документа. Какие способы восстановления существуют, как и где именно можно получить дубликат?
кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2017

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

Кадровое делопроизводство — неотъемлемая часть коммерческой или производственной деятельности любого предприятия или компании. С чего начинается кадровый учёт и как оформляются основные кадровые документы?
как правильно заверить копию трудовой книжки

Порядок заверения копий трудовых книжек

Копия трудовой книги требуется для предъявления при оформлении кредитов, банковских ссуд, виз, заграничных паспортов. Как правильно заверить такую копию?
уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Получение трудовой: как отправить уведомление работнику

Уведомление о необходимости получения трудовой книги направляется работнику, срок действия трудового договора которого подходит к концу. Как оформляется такое уведомление?
можно ли иметь две трудовые книжки одновременно

Две трудовые книжки — законно или нет?

Владение двумя трудовыми книжками является одной из проблем современной трудовой сферы. Насколько законно иметь две трудовые книжки?
правила ведения и хранения трудовых книжек

Трудовые книги: как правильно вести и хранить?

Ведение и хранение трудовых книг осуществляется согласно правилам, установленным трудовым законодательством и правительственным постановлением. Какие требования выдвигаются к ведению и хранению этих документов?
книга учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

Трудовые книжки, которые хранятся у работодателя во время всего периода работы подчиненных, обязательно должны быть зарегистрированы в специальном журнале. Он называется книгой учета движения трудовых книжек
расчет среднесписочной численности работников

Онлайн-калькулятор для расчета среднесписочной численности работников

Чтобы быстро и легко посчитать среднесписочную численность полностью и не полностью занятых работников, воспользуйтесь нашим онлайн-калькулятором. Это абсолютно бесплатно!
среднесписочная численность работников как рассчитать

Среднесписочная численность работников: особенности расчёта

Среднесписочная численность работников является отчётной информацией, подаваемой в налоговую инспекцию и фиксирующейся органами государственной статистики. По какой формуле рассчитывается этот показатель?
виды графиков работы

Рабочие графики: основные виды, их характеристики

Трудовым законодательством предусмотрено несколько видов графиков работы. Какие особенности имеет каждый из видов таких рабочих графиков?
как написать объяснительную на работе

Нарушение дисциплины на рабочем месте: пишем объяснительную

Объяснительная записка является документом локального типа, действующим внутри предприятия или организации. Как оформляется этот документ?
как рассчитать подоходный налог с зарплаты

Подоходный налог с заработной платы: понятие, ставка и особенности расчета

Заработная плата каждого сотрудника подлежит обязательному налогообложению. Платеж, который при этом взимается, называется налогом на доходы физических лиц (НДФЛ), другое название которого — подоходный
табель учета рабочего времени

Роль и правила ведения табеля учета рабочего времени

Табель учёта рабочего времени – основной документ, подтверждающий вашу производственную занятость в течение месяца. Как не растеряться в условных обозначениях, правильно заполнить и прочитать – в этой статье
исправление ошибок в трудовой книжке примеры

Как правильно исправить ошибки в трудовой книге?

Трудовая книга — самый важный документ для работающих граждан. В каких случаях и как именно можно исправлять ошибки, допущенные при заполнении этого документа?
как заверить копию трудовой книжки

Правила заверения копии трудовой и образец документа

Выдача копии трудовой книги требуется для получения кредитов и субсидий, а также при оформлении различных документов. Как заверяется копия трудовой книги?
исправления в книге учета движения трудовых книжек

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Что такое книга учета движения трудовых книжек и вкладышей? Как заполнять? Нормы и правила заполнения. Исправления в книге: как и кто вносит, правила внесения изменений
как сшивать документы нитками

Сшиваем документы правильно!

Сшивание документов вызвано необходимостью их архивного хранения. Какие бумаги необходимо сшивать, и каким именно способом они подшиваются?
сроки хранения кадровых документов

Кадровая документация: сколько и как хранить?

Сроки хранения кадровых документов определены на государственном уровне. Сколько хранятся разные типы документов, и какая ответственность налагается за нарушения в этой сфере?
как сделать медицинскую книжку

Устраиваемся на работу: правила офоомления медицинской книжки

Оформление медицинской книжки необходимо в большинстве случаев трудоустройства. Где приобрести бланк документа, и как пройти медицинский осмотр?
сколько стоит медицинская книжка

Стоимость покупки и оформления медицинской книжки

Медицинская книжка является обязательным документом, который должны иметь работники отдельных сфер деятельности. Расходы по ее приобретению и оформлению на практике обычно несет работник
как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

Прошивка и опломбирования книги учета трудовых книжек, актуальные вопросы и ответы связанные с процессом, надежные и актуальные способы прошивки и опломбирования, лица ответственные за процесс
вкладыш в трудовую книжку как оформить

Зачем нужны вкладыши для трудовых книг и как их правильно оформить?

Вкладыши в трудовую книгу требуются, если основные разделы книги полностью заполнены записями. Как правильно оформить этот документ?
трудовая книга как получить

Процесс получения трудовой книжки у работодателя

Функции и роль трудовой книжки, процесс получения такого документа в первый раз, способы получения, копия и восстановления в случае потери
восстановление трудовой книжки при утере работником

Работник потерял трудовую: как восстановить документ?

Трудовая книжка — единственный документ, с помощью которого работник может подтвердить свой трудовой стаж. В ней указаны все данные о трудовой деятельности человека, поэтому заполнять и хранить её необходимо бережно
производительность труда

Трудовая деятельность: производительность и её расчёт

Производительность труда — важный параметр для определения эффективности деятельности всего предприятия в целом. По какой формуле производится расчёт этого параметра?

Основные ошибки, которые допускают работодатели и сотрудники кадрового учета

В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к административной и материальной ответственности перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:

Ошибки при работе с личными делами

Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:личные дела работников

  • в личном деле нет обязательных документов;
  • нарушен порядок документов;
  • личные дела отсутствуют (не оформляются);
  • не проводится сверка в установленные сроки;
  • вместо личного листка учета кадров заполнена анкета сотрудника;
  • в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
  • сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.

Ошибки при оформлении трудового договора

Ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении трудового договора, зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:

  • трудовой договор заключается в одном экземпляре;
  • трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
  • отсутствуют подписи на трудовых договорах;
  • не прописаны обязательные сведения и/или условия;
  • отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;
    один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо
  • отсутствует отметка о получении;
  • не определены сроки действия договора;
  • не обозначены условия приема на работу с испытательным сроком при его наличии;
  • не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.

Ошибки ведения трудовых книжек

Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:

  • не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
  • приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
  • раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
  • нарушена порядковая нумерация записей;
  • содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
  • при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
  • неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
  • ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
  • отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
  • в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
  • уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.

Трудовая книжка — основной документ любого работника, отражающий его трудовой стаж в течение всей профессиональной деятельности. Поэтому нужно свести к минимуму возникновение возможных ошибок и нарушений при оформлении и ведении данного документа.

Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям. Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Популярные статьи

Социальные сети

79ЧитателиЧитать
29ЧитателиЧитать

Сервисы