Журналы учета трудовых книжек: что это такое, кто ведет и как вести журнал правильно?

Журналы учёта трудовых книжек и их бланков — документы, обязательные к ведению на каждом предприятии (организации) и каждым предпринимателем, использующим наёмный труд. Порядок ведения журналов регламентирован законодательством.


Правовые основы

Трудовая книжка — важнейший документ для каждого человека, необходимый на протяжении всей трудовой жизни. Бланки трудовых книжек приравнены к бланкам строгой отчётности. Обязанность по первоначальному оформлению и ведению книжек лежит на работодателе. На каждом предприятии (организации) должны быть в наличии пустые бланки на случай трудоустройства работника впервые. В связи с этим законодательством установлены определённые требования к порядку учёта заполненных трудовых книжек и бланков.

Основными нормативными актами в этой сфере являются:

К обязанностям работодателя отнесено ведение:

  • приходно-расходной книги по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей в неё;
  • книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в неё.

Общие требования

Указанные книги должны быть:

  1. Пронумерованы, в том числе ручным способом, если отсутствует нумерация в типографском экземпляре или журнал формируется самостоятельно работодателем.
  2. Прошнурованы. Журналы должны быть прошнурованы ниткой (тонкой бечёвкой) таким образом, чтобы исключить возможность распадения журнала при нормальной эксплуатации. Прошнуровать книгу необходимо и в том случае, если книга изготовлена типографским способом и скреплена клеевым переплётом или скрепками. Шнуровка осуществляется не только для скрепления бумаги, но и для недопущения несанкционированного удаления или замены отдельных листов.
  3. Заверены подписью первого руководителя. Возможность заверения документа ответственным за его ведение лицом Правилами ведения и учёта трудовых книжек не предусмотрена.
  4. Скреплены сургучной печатью или опломбированы. Для надлежащего оформления указанных книг недостаточно традиционной заклейки «хвостиков» ниток бумажной полоской и постановки оттиска печати, хотя в большинстве случаев делается именно так. Речь идёт именно о сургучной печати по образцу тех, которые используются на почте, или специальной пломбе. Для постановки сургучной печати необходима специальная печатная форма и собственно сургуч. Опломбирование производится пломбиром, в качестве пломбы можно использовать изготовляемые полиграфическими компаниями специальные плёночные пломбы с уникальными идентификационными знаками и надписями.

Сургучная печать или пломба должны захватывать удостоверительную надпись, в которой необходимо указывать:

  • количество прошитых листов;
  • наименование должности первого руководителя;
  • подпись и расшифровку.
Работодатель может облегчить себе жизнь, приобретя изготовленные типографским способом полностью готовые к заполнению журналы с прошивкой и пломбировкой.

Применение сургучных печатей нецелесообразно в связи с неудобством использования и непрочностью материала.

Приходно-расходная книга

Приходно-расходная книга учитывает движение пустых бланков трудовых книжек и вкладышей и ведётся бухгалтерией работодателя. Обязанность по ведению книги закрепляется за конкретным сотрудником.

В книге должна быть отражена информация обо всех действиях, связанных с получением бланков и вкладышей и их дальнейшей передачей (расходованием при оформлении работника, не имеющего книжки). Образец заполнения приходно-расходной книги можно посмотреть здесь.

Информация в книгу вносится в табличной форме по графам и строкам:

  • в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
  • в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
  • в гр. 5 указывается наименование лица, от которого получены бланки (продавец, в т. ч. продавец-изготовитель) и лицо, которому они переданы (обычно кадровый работник, оформляющий трудовые книжки);
  • в гр. 6 приводится основание получения бланков (накладная, акт и т. п.);
  • в гр. 7-9 указываются соответственно количество полученных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серий и номеров (при получении бланков с идущими подряд номерами можно указывать через дефис) и уплаченные за бланки суммы;
  • в гр. 10-12 указываются соответственно количество переданных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серии и номера и их стоимость.

Хранение приходно-расходной книги осуществляется наряду с прочей бухгалтерской документацией.

Книга учёта движения

Книга учёта движения трудовых книжек ведётся кадровой службой (сотрудником, ответственным за кадровую работу).

В книге регистрируются трудовые книжки, предоставляемые работником при трудоустройстве или оформляемые работодателем при приёме сотрудника без книжки, а также фиксируется их выдача при увольнении человека. Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно посмотреть по ссылке.

Книга также ведётся в табличной форме:

голограмма

  • в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
  • в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
  • в гр. 5 записывается полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки или вкладыша;
  • в гр. 6 серия и номер трудовой книжки или вкладыша;
  • в гр. 7 указывается должность, профессия или специальность владельца трудовой книжки, по которой он был принят на работу (произошедшие впоследствии изменения не отражаются);
  • в гр. 8 приводятся первоначальные сведения о работе, определённые при приёме сотрудника;
  • в гр. 9 указываются реквизиты документа о приёме (приказ, распоряжение);
  • в гр. 10 расписывается лицо, ответственное за оформление трудовых книжек;
  • в гр. 11 отражается сумма, полученная от сотрудника за предоставленный ему бланк и первоначальное оформление книжки (если плата не взимается, проставляется прочерк);
  • в гр. 12 указывается дата выдачи трудовой книжки при увольнении (прекращении трудовых отношений);
  • в гр. 13 получивший трудовую книжку уволенный сотрудник должен расписаться.

Книга учёта движения находится в кадровой службе работодателя или ответственного за кадровое делопроизводство лица.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано ежемесячно отчитываться перед бухгалтерией о количестве пустых бланков и вкладышей, а также о полученных за первоначальное оформление книжек и вкладышей средств с приложением подтверждающих документов (приходно-кассового ордера).

При уничтожении бланков и/или вкладышей в связи с их порчей составляется соответствующий акт.

Ведение учётных книг обычно не вызывает затруднений, но их отсутствие или допущенные при оформлении нарушения могут повлечь применение мер ответственности к работодателю со стороны правоохранительных органов или трудовой инспекции.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Рейтинг
93
Автор статьи
Андрей Чернов
Юрист
Статей
43

 
 

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

ПОДЕЛИТЬСЯ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.