Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

Правовое регулирование вопроса

Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и предпринимателям по хранению трудовых книжек. В соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, бланки книжек и вкладышей должны храниться как бланки строгой отчётности.

Требования к месту хранения БСО (бланков строгой отчетности) определены Положением о наличных денежных расчётах, утвержденным Постановлением Правительства от 06.05.2008 г. № 359.

Пунктом 16 Положения установлено, что БСО должны находиться в металлических шкафах, сейфах и/или оборудованных специально для этих целей помещениях. Условия хранения должны исключать возможность порчи и хищения.

Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.

Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:

  • охрана или охранная сигнализация;
  • решётки на окнах, если помещение находится на первых этажах;
  • исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц, включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.

Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ежемесячно ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчёт о количестве бланков книжек и вкладышей в них. Испорченные бланки подлежат уничтожению с оформлением соответствующего комиссионного акта.

Но всё вышесказанное относится исключительно к бланкам трудовых книжек, но не к оформленным документам, которые представляют ценность непосредственно для работника. Из ст. ст. 6680 и других Трудового кодекса, Правил ведения и хранения вытекает, что в период работы книжка должна находиться по основному месту занятости человека, но никаких конкретных требований к организации хранения не установлено. В такой ситуации уместна аналогия закона. Установленные для хранения бланков требования должны выполняться и по отношению к оформленным книжкам.

Администрация обычно обеспечивает надлежащие условия хранения книжек, но в небольших организациях возможны грубые нарушения. Книжки могут находиться в столе или открытом шкафу в кабинете руководителя, ответственное за работу с трудовыми книжками лицо не определено и т. д.

Пункт 45 Правил прямо устанавливает ответственность работодателя за организацию работы по хранению документа. Нарушение правил хранения влечёт административную ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ, а при определённых обстоятельствах и уголовную (при неправомерном отказе выдать книжку работнику, при необеспечении сохранности, повлекшим утрату книжек и существенное нарушение прав и интересов работников и пр.).

Выдача трудовых книжек на руки

Законодательством предусмотрены только две ситуации, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику. Во всех других случаях сотрудник вправе потребовать заверенную копию документа или выписку из него, а никакие органы и учреждения не вправе требовать предоставления оригинала.

Работодатель выдаёт книжку:

книжка

  1. В течение 3 рабочих дней по письменному заявлению сотрудника в целях его обязательного социального обеспечения (обычно для назначения пенсии, если трудовые отношения продолжаются). Работник обязан в трёхдневный срок с момента возврата ему книжки из органа соцобеспечения передать её работодателю ( ст. 62 Трудового кодекса).
  2. При увольнении независимо от основания в последний день работы (ст. 80 Трудового кодекса).

При временной выдаче трудовой книжки работник оставляет расписку в получении. При возврате книжки в связи с увольнением сотрудник должен расписаться в специальном журнале учёта движения таких книжек.

Неполученные трудовые книжки, в том числе в случае смерти сотрудника, хранятся у работодателя до востребования (в случае смерти получить документ имеют право родственники умершего). Общий срок архивного хранения составляет 50 лет.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 653-60-87, Санкт-Петербург +7 (812) 313-26-64 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

ПОДЕЛИТЬСЯ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.