В трудовой книжке допущена ошибка: как правильно исправить запись и внести изменения в документ?

Неправильные записи в трудовой книжке могут появиться как по вине ответственного за ведение кадровой работы сотрудника, так и по независящим от него причинам. В любых случаях необходимо исправить возникшие ошибки и актуализировать основной документ работника.

Причины появления ошибок и недостоверной информации

Внесение изменений в трудовую книжку необходимо в следующих случаях:

  1. В документе указана недостоверная информация. Ответственный за кадровую работу сотрудник может ошибиться в написании фамилии или указании личных данных принимаемого впервые работника, неправильно указать должность, квалификацию, по которой человек принимается на работу, ошибиться в формулировке причин увольнения или номере, подпункте статьи при увольнении. Даже допущенные сокращения будут являться нарушениями правил заполнения трудовых книжек.
  2. Судом принято решение, из которого вытекает необходимость корректировки информации. Наиболее распространённый случай — признание судом увольнения по виновным основаниям незаконным. Также неправомерным может быть признан перевод сотрудника и т. д.
  3. Допущены грамматические ошибки.
  4. Изменились данные работника, внесённые при первоначальном оформлении книжки. Наиболее распространённый случай — смена фамилии при изменении семейного положения. Измениться может образование, специальность сотрудника, в исключительных случаях — дата рождения (например, при установлении неверности записи в свидетельстве о рождении).
  5. Записи внесены с нарушением правил оформления. В частности, допущены сокращения («пр.» или «расп.» вместо «приказ» или «распоряжение», «п.» вместо «пункт» и т. д.).

Правовое регулирование порядка внесения изменений

Основополагающим документом, регулирующим порядок и условия внесения изменений в трудовую книжку, являются Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, утверждённые Постановлением правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Технические вопросы внесения записей урегулированы Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69. Разъяснения по некоторым вопросам оформления документа содержатся в актах Минтруда (например, Приказ Минтруда от 31.10.2016 г. № 589н и другие).

Порядок действий при возникновении необходимости изменений

Необходимость внесения изменений в трудовую книжку может быть вызвана:

  • изменением личных данных сотрудника;
  • установлением неточности непосредственно владельцем трудовой книжки;
  • установлением неточности сотрудником, осуществляющим кадровое делопроизводство;
  • принятием судом соответствующего решения.
Если ошибка выявлена непосредственно лицом, совершившим запись, при её внесении, исправления следует внести незамедлительно. О внесении исправлений работник должен быть уведомлен. В других случаях инициатором исправлений выступает сам работник.

По общему правилу изменения вносятся работодателем, допустившим ошибку, или текущим работодателем на основании соответствующего документа с места работы, на которой ошибка была допущена. Но человек может оказаться в нетиповых ситуациях:

Переименование должности

  1. Если человек не трудоустроен, изменения вносятся по месту занятости, в котором была допущена ошибка.
  2. Если работодатель, который должен внести изменения, реорганизован, запись исправляется правопреемником, а при прекращении деятельности (ликвидации) — текущим работодателем при предъявлении подтверждающих документов.
  3. Если неточность допущена работодателем-предпринимателем, прекратившим свою деятельность, исправление осуществляется текущим работодателем.

Могут возникнуть и совершенно критические ситуации. Например, человек достигает пенсионного возраста, а в трудовой книжке выявляется неправильность записи об увольнении или приёме, не позволяющая засчитать период работы в трудовой стаж. Предприятие, допустившее ошибку, давно ликвидировано, а на момент обращения в Пенсионный фонд человек не работал. Прямо подобные ситуации не урегулированы. Возникающие проблемы могут быть решены двумя способами:

форма документа

  • изменения вносятся по последнему месту работы по договорённости с администрацией, при этом запись должна быть сделана так, как если бы ошибка была исправлена в период работы (как вариант — признать запись об увольнении недействительной, внести запись об исправлении ошибки и после неё восстановить запись об увольнении);
  • разрешить спор в судебном порядке, причём нет необходимости признавать запись в трудовой книжке недействительной, достаточно будет установить обстоятельства, которые должны подтверждать неправильную запись (например, включить спорный период с трудовым стажем для начисления пенсии).

Для избежания возможных проблем при каждом увольнении следует проверять корректность записей самостоятельно.

Порядок внесения изменений и исправлений

Законодательством установлены два порядка внесения изменений:

  • путём зачёркивания или дописки в части личной информации о сотруднике;
  • путём признания ошибочной записи о работе (награждениях) недействительной.
По общему правилу изменения вносятся только на основании подтверждающих документов. Свидетельские показания не могут являться основанием для внесения исправлений, кроме случаев массовой потери работодателем трудовых книжек или при судебных разбирательствах.

Исправление личных данных

Зачёркивать или дописывать можно только на первой странице трудовой книжки. Таким способом возможно исправление или изменение лишь личных данных сотрудника. Такие корректировки вносятся по последнему месту работы на основании соответствующих документов. При получении работником образования следующего уровня, другой специальности или профессии сведения следует дописывать.

При изменении фамилии (имени, отчества) или даты рождения предыдущая запись зачеркивается одной горизонтальной чертой и вносится правильная. Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке работника можно посмотреть здесь.

Допускается неоднократное изменение данных (например, при многократном замужестве, разводе и возврате добрачной фамилии).

Сведения о подтверждающих документах указываются на внутренней стороне корочки книжки и содержат в себе:

  • наименование документа;
  • серию и номер (при наличии);
  • выдавший орган;
  • дату выдачи.

Сведения заверяются уполномоченным лицом и закрепляются оттиском печати.

Исправление информации о работе и поощрениях

Неверные сведения о работе и награждениях не зачёркиваются и не закрашиваются.

Исправления вносятся путём признания соответствующей записи недействительной, а при необходимости — и указанием правильной записи. Указание на недействительность аннулирует неправильную запись, которая впоследствии не учитывается. Образец аннулирования недействительной записи в трудовой книжке можно скачать по ссылке.

При исправлениях в обязательном порядке в трудовую книжку вносятся:

  • порядковый номер записи и дата внесения;
  • номер неправильной записи и указание на её недействительность;
  • правильная формулировка;
  • основание для внесения изменений.

Если необходимость исправления записи следует из решения суда, основанием для изменения всё равно должен выступать соответствующий акт работодателя. Во исполнение решения суда издаётся приказ, который и указывается в трудовой книжке.

Непосредственно запись об исправлениях не удостоверяется и не заверяется. Подпись ответственного сотрудника и оттиск печати проставляются в общем порядке при внесении записи об увольнении.

Исправления в трудовую книжку не являются какими-то исключительными действиями и часто встречаются в кадровой работе. Корректность записей может иметь исключительно важное значение для работника. При возникновении необходимости следует вносить все требующиеся изменения по первому требованию сотрудника.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Рейтинг
81
Автор статьи
Андрей Чернов
Юрист
Статей
43

 
 

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

ПОДЕЛИТЬСЯ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.