График отпусков — экспромт или тщательно спланированное мероприятие?

633
 

В статье 114 ТК РФ право на отпуск закреплено для всех без исключения работников. ТК РФ вторит и Конституция, которая в ст. 37 (часть 5) гарантирует это право. По сути, в 2016 году правила оформления графика отпусков ничем не отличаются от предыдущих лет.

Каждый год наступление отпуска предвкушают на любом должностном уровне, начиная с самой низшей должности и заканчивая руководителем предприятия. Однако все, что видит тот, кто ждет отпуска, является лишь верхушкой айсберга. Та его часть, которая скрыта от посторонних глаз, остается недоступной пониманию и считается чем-то вроде часового механизма, работающего по заводу пружины. Но чтобы этот механизм работал, ответственные за этот этап сотрудники проделывают очень большой труд.

Дата составления графика отпусков

Согласно известной пословице про сани, которые готовятся отнюдь не зимой, графикЛежак отпусков на следующий год составляется в конце предыдущего. Процесс предварительного согласования отпусков тем длительней, чем многочисленней штат компании.

Обычно к процедуре «утряски» приступают в ноябре-декабре, поскольку закон хоть и не указывает сроки начала составления графика отпусков, зато недвусмысленно определяет окончание этого мероприятия: не позднее, чем за две недели до конца текущего года.

Таким образом, график отпусков следующего года должен быть утвержден 15-16 декабря.

Форма заполнения

Госкомстат РФ своим Постановлением от 05.01.2004 за № 1 определил унифицированную форму Т-7. Она и используется в большинстве компаний. Форма эта удобна, она интегрирована во все бухгалтерские программы и несложна в заполнении. Наличие Т-7 не означает, что компания не может использовать свой собственный вид графика. Свою уникальную форму достаточно утвердить приказом по компании.

Скачать бланк формы Т-7 можно здесь.

График должен содержать следующие графы:Отдых

  • наименование подразделения,
  • должность,
  • ФИО сотрудника,
  • табельный номер,
  • количество дней,
  • даты начала-окончания отпуска.

Графы могут быть дополнены в случае необходимости, например можно разграничить основной, дополнительный или коллективный отпуск. Дополнительным в данном случае может быть оплачиваемый отпуск, оставшийся с прошлого года и по каким-либо причинам не использованный работником.

График отпусков включает в себя только даты отпусков с сохранением заработной платы. В нем не указываются другие виды отпусков (за свой счет, учебный и пр.).

Правила заполнения

В настоящее время абсолютно все предприятия предоставляют оплачиваемые отпуск дважды в год, деля пополам 28 календарных дней. Таким образом, каждый сотрудник гарантированно имеет минимум две недели для отдыха в летнее время. Очередность отпусков обеспечивается именно графиком, что подтверждает ТК РФ в статье 123 (ч.1). Фактически графике отпусков заполняет сотрудник отдела кадров или руководитель компании, но на практике это работает только изредка.

Отпуск предоставляется с понедельника и заканчивается в воскресенье. Этот принципРасчет коэффициента позволит уходить в отпуск целым группам людей сплошным потоком, но без накладывания отпусков друг на друга. Также данный подход облегчит бухгалтерам жизнь, поскольку отпускные выплаты будут производиться более сбалансированно.

Чтобы график отпусков не превратился в пустую формальность, которая к тому же будет создавать серьезные проблемы для финансового отдела в случае невыполнения этого графика, следует привлечь к составлению графика самих подчиненных.

Конфликты на этом этапе не исключены, однако их будет намного меньше, нежели этот график будет спущен сверху как истина в последней инстанции.

Особенности заполнения

Составление графика самими сотрудниками

Участие сотрудников в обсуждении графика производится следующим образом: на время (максимум неделя) на информационном стенде (вариант — электронный файл с общим доступом к нему) вывешивается чистый график с пустыми графами, но с заполненными промежутками дат.

Например: «01 февраля — 08 февраля» или «11 марта — 15 марта». Сотрудникам предлагается самим выбрать комфортные им даты и вписать свои фамилии в свободные графы. Почему промежутки следует указывать понедельно, отдельно будет сказано ниже.

Количество отпусков в месяц

В зависимости от численности предприятия возрастает плотность отпусков в летний период. Чтобы дать возможность провести отпуск в теплое время года, руководитель должен быть готов отпускать по нескольку человек. При этом он обязан держать в уме интересы компании и не допускать одномоментного отсутствия сотрудников с ключевых должностей.

Ключевые даты года

ГрафикЛюбое массовое отсутствие подчиненных всяким руководителем воспринимается как стихийное бедствие, однако при желании стихией в некоторых моментах можно управлять самому. Не секрет, что ключевые промежутки времени, в которые нагрузка на все службы компании возрастает многократно, давно известны. Это начало года, окончание года и майские праздники (в силу их длительности и продолжительности).

Также не секрет, что сотрудники непременно захотят на законных основаниях удлиннить свой отпуск, выбрав соответствующие даты. Допускать такой ситуации нельзя ни в коем случае, поэтому из графика отпусков нужно просто убрать следующие даты:

  • первый рабочий день года (оставив для января только вторые две недели месяца);
  • 15 декабря (и позже вплоть до конца года);
  • 01-15 мая.
Практика показывает, что минимум один из 5-6 сотрудников и так зацепит пару выходных, взяв больничный во время отпуска или сразу после него, поэтому представлять дополнительные соблазны никак не следует.

Очередность вписывания фамилий

Раньше в армии существовало непреложное правило: обсуждение тех или иныхПоиск должности действий начиналось с младшего по званию, чтобы на его мнение не давил авторитет вышестоящего командования.

Спроецировав этот подход на данную ситуацию, будет нелишним и психологически правильным ходом отдельно определить подобную очередность.

Сперва свободные графы должны занять работники низшего звена, и далее по возрастающей.

Дополнительный плюс будет еще и в том, что руководители будут видеть, кто и когда у них будет отсутствовать. Тем самым они смогут определить оптимальную дату своего отпуска.

увольнение пенсионера по инициативе работодателяСпециальный страховой стаж — что это такое?

Планируете уволить пенсионера? Узнайте, можно ли уволить лицо пенсионного возраста по инициативе работодателя, прочитав нашу статью.

Образец заявления об увольнении по собственному желанию вы найдете здесь.

Примеры заполнения

Пример 1

Сотрудник принят на работу, но нужного стажа еще не отработал.

В случае, если работник был зачислен в штат в декабре, право на отпуск он получит только в июле. Следовательно, в оставшиеся полгода ему будет необходимо предоставить 4 недели отпуска, но до июля его фамилии в графике отпусков стоять не должно.

Пример 2

Сотрудник принят на работу в текущем году, но право на отпуск получит до его истечения.

Сотрудник в силу объективных обстоятельств не отмечен в графике отпусков, в этом случае отпуск ему предоставляется вне графика.

Пример 3

Сотрудник желает разбить отпуск долее, чем на две части.

Многие работники имеют потребность в двухнедельном отдыхе только летом, тогда как другие времена года им менее интересны. В таких случаях они указывают временные промежутки по одной неделе.

Пример 4

Время отпуска сотрудника включает в себя выходные праздничные дни.

Статья 120 ТК РФ предоставляет право на продление отпуска в таких случаях. Отпуск автоматически продлевается на то количество дней, которое объявлено выходными (см. выше — «Ключевые даты года»). В графике даты отпуска остаются неизменными (то есть те же 1 или 2 недели), но руководитель помечает себе, что выход некоторых работников из отпуска произойдет позже.

Отпуск сам по себе является очень волнующим событием, поэтому его значение сложно переоценить. Чтобы ни его ожидание, ни подготовка к нему не проходили в нервной и депрессивной обстановке, необходимо следовать простому правилу: заботиться о нем самому с самого начала, но при этом не забывать о коллегах, которые ждут его не меньше вашего.

Если заранее учесть интересы друг друга, ожидание отпуска окажется вовсе не таким уж долгим, а возвращение из него совсем не неприятным.

 

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.